teisipäev, 26. veebruar 2008

Esimesed reaalsed stressinähud

Võtan sõna samal teemal mil Anneligi täna. Lihtsalt kommenteerin oma blogis, sest mul olid kunagi suhteliselt samad mured.  Nüüdseks justkui vähemalt enamustele Anneli töökohavahetusega soetud stressitekitajatele olen enda jaoks lahendused leidnud.

Tsiteerin ja kommenteerin.

Mis tekitavad stressi?

  • Isiklike asjade pakkumine (alates 8 paarist jalanõudest lõpetades seminari kaustadega. Kahe mainitu vahele jääb veel vä-ga palju asju). Vihkan asju!

Oliver: Hoian asjad miinimumis. Hoian tööjuures võimalikult vähe isiklike asju. Põhimõtteliselt oman vaid hädavajalike tarbeid. Praktiliselt olen võimaline ühelt töökohalt teise kolima nii, et kõik vara paigutan sülearvutile ning sülearvuti võtan sülle. Vähem asju aitab keskenduda oluliseimale.

  • Võrgukettalt isiklike asjade välja sorteerimine.

O: Võrgukettal ei hoia ühtegi isikliku asja. Töösülearvutis ei hoia isiklike faile.  Va. telefoniga tehtud pildid ning isiklikud telefonikontaktid. 
Vajadusel on otse internetist võimalik isiklike e-maile, kalendrit, dokumente hallata. Puudub vajadus neid töö arvutis hoida. Vajadusel kasutan mälupulka kui on tarvis mõne töövälise failiga tegeleda.

  • Kontaktide korrastamine, kellele on vaja saata lahkumismeil.

Oliver: Kõigile koostööpartneritele kellega on olnud võimalus koostööd teha viimase (poole)aasta jooksul. 11 eelnevat aastat olid toredad, kuid kui koostööpartneritest on saanud sõbrad, siis kuulevad nad sinu lahkumisest niikuinii, ning kui mitte, siis oli see lihtsalt töö ja äri, mida jätkab uus kolleeg. Mingiks ajaks saab tõenäoliselt jätta Out-of-Office teate, et oled ettevõttest lahkunud ning personaalsed kontaktandmed on sellised ning tööalaselt sai see kiri edastatud uuele inimesel kes saab tööalaselt uueks kontaktisikuks.

  • Outlookist väga olulise välja noppimine ja kolleegidele edastamine.

Oliver: Kirjavahetused on kaustades projektipõhiselt. Projekti üle andes võib seda kogu kirjavahetusega üle anda. Kui projekt on läbi siis mingi aja pärast olen kogu tohutuma kirjavahetuse arhiveerinud ning projektimaterjalide juurde tõstnud, et olemasolevasse postkasti ruumi juurde teha. Hiljem saab vajaduselt kirjaarhiivi postkastile lisaks tõsta ning sealt seest vajaliku infot otsida. Kõik projektiga seotud dokumentatsioon mis on kirjadega saadetud, on salvestatud võrgukettale projektiga seotud kausta.

  • Partnerite kontaktide saatmine järeltulijale.

Oliver: Partnerid on tihtilugu samuti projekti/koostööpõhiselt ehk partnerid mingitlaadi projekti tegemiseks. Iga koostöö sõlmimisel on abiks teha üks fail kus on kõigi koostööpartnerite kontaktid kirjas ning kui veel detailsemaks minna siis ka vastutusalad.
Kui uus töötaja tuleb, siis tõenäoliselt ta leiab eelnevad kontaktid eelneva koostööprojekti arhiivist ning teab millega keegi tegeles antud projekti raames.

  • Võrgukettalt vajalike tööasjade määratelmine ja märgistamine. Hiljem tõstetakse järeltulija arvutisse.

Oliver: Enda nipp oli see, et kohalikule kettale on lihtsalt tehtud kaust "My Workplace" shortcuttidega kõigist võrguketta folderitest millega ma parasjagu seotud olen ning seal omakorda kaust mis viitab kõigile tegemistele millega ma olen seotud olnud ning mis on juba tehtud ning ajalooks saanud.
See annab võimaluse saada kiirelt ja mugavalt ligipääsu kõigile oma võrgukettaga seotud tegemistele. Samuti on hea väikene sisemine eesmärk hoida käimasolevaid tegemisi võimalikult väikesearvulisena ning teha kõik, et "Tehtud tegemised" kaust aga muudkui kasvaks.
Põhimõtteliselt samade nimedega ning loogikaga on ka e-maili postkast üles ehitatud. Tegemised teemade kaupa ning kõik tehtud asjad eraldi ja silma alt ära.

  • Minust mahajäävad poolikud projektid.

Oliver: Neist on alati kahju loobuda, kuid alati on ootamas uued ja paremad.

  • Ja kui mõelda Outlooki ja C-ketta ja võrguketta peale, siis seda kraami polegi nii vähe, mis on 11a jooksul tekkinud...

Oliver: Kui pidevalt Outlook ja C:\ ketas kontrolli all hoida siis on suhteliselt kerge vaevaga võimalik omada ja hallata ülevaadet kõigist tegemistest ja täpselt teada millised olulised teemad vajavad erilist tähelepanu ning mille peale ei tasu ülearu palju aega kulutada.

Viide: Anneli ajaveeb - Esimesed reaalsed stressinähud

Jah, mulle toob postiljon igapäevaselt Lifehackeri lehelt uusimaid sissekandeid ning kui neid vähehaaval oma äranägemise järgi rakendada, siis on ehk isegi võimalik mõningal määral oma igapäevast asjadega toimetulekut ja stressitaluvust tõsta. Stress tuleb ainult neile kes ei suuda sellega hakkama saada. Sellepärast tulebki nende tekitajatega kohe alguses väga efektiivselt tegeleda. Muidu nad ei kaogi kuhugile.

Viide: Lifehacker - Tech tricks, tips and downloads for getting things done.
Viide: Kuidas muutuda efektiivsemaks? Kuidas säästa aega? Kuidas vähendada igapäevatoimetustest tingitud stressi? Aruka ajajuhtimise blogi pakub lahendusi.

1 kommentaar:

Anneli ütles ...

Oliver, väga armas Sinust, et aitad mul selles tohuvabohus järjele saada!

Pean end suhteliselt süsteemseks inimeseks (vähemalt kolleegid nii räägivad), seega stress on võib-olla väiksem, kui kõige hullemas olukorras ;-) Pean ikka projektiregistrit ja enamus eraasju on c-kettal. Minu suur õnn või õnnetus on see, et paljud partnerid on ka väga head sõbrad, seega ei saa hoobilt kõike järeltulija arvutisse tõsta. Nii tubli pole ka olnud, et oleks eelnevalt töö ja erameilid ära sorteerinud. Mis puudutab eraasjade vedelemist tööandja kappides, siis on sellele väga praktiline seletus. Mul on kodu liiga väike… Aga rumal on see, kes vabandust ei leia:)

Olen viimasel ajal usinalt tudeerinud Kristjan Otsmanni jt soovitusi. Kui alustan uut elu (mis saab kahtlemata nii olema), saan sinu, tema jt näpunäiteid arvestada.

Aitäh, et mu mure peale mõtlesid ja kribada viitsisid! :)